L’Area Segreteria Generale è articolata come segue:
- Segreteria
- Amministrazione, Contabilità e Risorse Umane
- Sistemi Informativi e Sito Informatico.
La Segreteria garantisce il supporto al Presidente, Direttore e Segretario
Coordinatore per lo svolgimento e la gestione dell’attività dell’Istituto. In
particolare, svolge le seguenti attività:
- assicura il servizio di centralino telefonico, l’apertura e la chiusura degli uffici, e
cura la gestione dell’agenda appuntamenti;
- cura la tenuta dei verbali del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea, la gestione e
l’archiviazione del Protocollo generale della corrispondenza e degli atti
dell’Istituto, e la gestione di piccola biblioteca;
- svolge attività di supporto per le riunioni del Consiglio Direttivo e
dell’Assemblea ed in generale per tutti gli incontri svolti presso la sede
dell’Istituto;
- segue l’andamento dei lavori Parlamentari nelle materie di interesse e
competenza dell’Istituto, pubblicandone gli atti su apposita sezione del Sito
Informatico;
- cura l’aggiornamento e l’implementazione della banca dati legislativa pubblicata
sul sito informatico.
L’Amministrazione, Contabilità e Risorse Umane, assicura la corretta gestione di
tutta la documentazione contabile, amministrativa e delle risorse umane, curandone
la classificazione e la fruizione da parte dell’Istituto. In particolare,
l’Amministrazione:
- mantiene aggiornata la documentazione amministrativa e contabile, predispone
la prima nota contabile e assicura la dotazione di piccola cassa;
- cura la predisposizione degli atti relativi a incassi e pagamenti e ne esamina la
relativa documentazione, opera i pagamenti a mezzo cassa o bonifici bancari;
- assicura i versamenti periodici di tutte le imposte dirette e indirette e il corretto
inquadramento fiscale e gestione delle ritenute dei collaboratori esterni;
- cura l’archiviazione e custodia dei contratti e convenzioni stipulati;
- cura la tenuta del registro delle presenze, la raccolta e custodia dei permessi e
certificazioni di assenze;
- cura i rapporti con il commercialista, consulente del lavoro, e uffici
amministrativi dei soci per la riscossione delle quote associative.
I Sistemi Informativi e Sito Informatico, assicura la gestione delle risorse
informatiche necessarie al funzionamento degli uffici e cura la gestione del Sito
Informatico dell’Istituto. In particolare:
- cura la realizzazione, messa in esercizio e gestione dei sistemi applicativi
necessari all’attività dell’Istituto e dei gruppi di lavoro; assicura la
configurazione, l’installazione e la distribuzione delle apparecchiature
informatiche di supporto all’Istituto;
- assicura lo sviluppo e la gestione dei contenuti e delle tecnologie del sito
informatico, nonché la fruibilità da parte delle diverse tipologie di utenti, nel
rispetto della normativa di riferimento per i siti web;
- cura la compilazione e pubblicazione della rassegna stampa sul sito informatico
dell’Istituto nonché la redazione e l’aggiornamento continuo delle informazioni
sullo stesso; redige la newsletter del sito informatico sull’attività svolta da Itaca;
- cura la formazione diretta del personale operante per la gestione tecnica del sito
informatico e assicura operativamente assistenza al personale interno per la
risoluzione di problematiche hardware, software e di rete.
Struttura:
Donatella Carlini
Nadia Franciosi
Serena Paoluzzi
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